Building Management Software System(BMS)
Phần mềm BMS™ - Building Management System là hệ thống ứng dụng có thể quản lý được các Cao ốc văn phòng cho thuê, các dịch vụ liên quan Apartment, Office for lease… Trong tài liệu để đơn giản khi đề cập đến “phòng” có thể hiểu là các dạng khác nhau của các Unit cho thuê như: Office, Apartment, Sub-Lease…
Chi tiết các tính năng
1. Các chức năng liên quan bộ phận tiếp tân (Reception) và Customer Services
- Tạo các booking cho khách, quản lý được booking ở ngắn hạn và dài hạn, quản lý được thông tin khách đặt và khách ở trong phòng/ office/ apartment…
- Quản lý tình trạng đặt thuê phòng (chắc chắn hay chưa chắc chắn…), có report (Availability Chart) để bộ phận tiếp tân biết được phòng còn trống hay không để quyết định cho 1 booking mới.
- Hổ trợ report (Room Plan) để có được kế hoạch phân phòng hợp lý, đáp ứng được hiệu suất cho thuê cao nhất.
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tác nghiệp liên quan đến bộ phân tiếp tân như: phân phòng, Check In, Check Out, Due Out (gia hạn hoặc trả sớm).
- Quản lý các yêu cầu từ khách hàng.
- Hỗ trợ các báo cáo cho mục dích liên quan đến nghiệp vụ như: báo cáo khách sắp đến, báo cáo khách đang ở, báo cáo khách sắp đi, báo cáo ngày sinh nhật của khách, các lể kỹ niệm nếu có (thành lập công ty .v.v..).
- Khách có thể là cá nhân, doanh nghiệp.v.v…
2. Các chức năng liên quan đến bộ phận quản lý buồng (House keeping)
- Quản lý đầy đủ các trạng thái phòng liên quan đến bộ phận buồng như: sạch, dơ… trong trường hợp Tòa nhà có cung cấp các dịch vụ liên quan đến dịch vụ dọn phòng, dọn office…
- Có lược đồ tổng quan về phòng hổ trợ cho việc lên kế hoạch dọn phòng.
- Quản lý được tài sản, thiết bị, vật tư có trong phòng, căn hộ. Cập nhật quá trình sửa chữa, thay thế thiết bị trong phòng, có báo cáo tổng hợp quá trình sủa chữa thiết bị.
3. Các chức năng liên quan bộ phận Sale
- Đưa ra các chính sách giá thuê cho phòng, căn hộ dài hạn và ngắn hạn.
- Quản lý hợp đồng đối với khách thuê .
- Quản lý hợp đồng với chủ nhà (tức phòng, căn hộ đã bán cho khách, khách nhờ chủ đầu tư cho thuê lại, gồm các thông tin như tỉ lệ ăn chia hoa hồng…)
- Hỗ trợ báo cáo hiệu suất sử dụng phòng, căn hộ có trong tòa nhà.
- Thống kê lượng khách hàng theo các tiếu chí marketing
- Cho phép định hợp đồng linh hoạt với các điều kiện về giá điện nước, các dịch vụ đính kèm hoặc tách riêng… phục vụ cho việc thống kê doanh thu hiệu quả.
4. Quản lý các dịch vụ có trong tòa nhà
- Quản lý được tất cả các dịch vụ được sử dụng trong tòa nhà như: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet….
- Chức năng Post Transaction theo dõi được quá trình sử dụng dịch vụ của khách.
- Chức năng tách, gộp bill tương ứng với từng dịch vụ có trong tòa nhà.
- Quản lý được chỉ số điện nước sử dụng trong từng phòng hoặc của cả tòa nhà.
- Report tổng hợp, so sánh chỉ số đồng hồ điện nước giữa các tháng.
5. Các chức năng liên quan đến kế toán
- Chức năng Close Day để post tiền thuê phòng hằng ngày đối với khách thuê ngắn hạn.
- Chức năng Close Bills để post tiền phòng và các dịch vụ sử dụng trong tháng tích hợp xuống hệ thống kế toán
- In các Payment Request cho khách thuê để thu tiền các dịch vụ khách sử dụng trong tháng.
- Hệ thống kế toán được tích hợp cho phép lập và in các phiếu thu, phiếu chi, hỗ trợ các báo cáo thu chi tiền mặt cuối ngày để lập sổ quỉ.
- Báo cáo doanh thu, công nợ chi tiết đến từng dịch vụ.
6. Tích hợp hệ thống Parking System
- Hệ thống quản lý bãi giữ xe cho toà nhà là một hệ thống bán tự động: “vào tự động lấy vé/ thẻ, ra có kiểm soát của bảo vệ”.
- Hệ thống áp dụng cho toà nhà có khách vãng lai và khách tháng, cũng như cho xe gắn máy và xe ôtô.
- Hỗ trợ điều khiển hoạt động tại làn vào, bao gồm các chức năng chính sau: giao tiếp với các thiết bị tại làn vào, xử lý và in vé, xử lý trường hợp hết giấy, xử lý trường hợp bãi hết chổ. (Có chức năng xử lý thẻ từ thay vé làm option thêm)
- Hỗ trợ điều khiển hoạt động tại làn ra, bao gồm các chức năng chính sau: giao tiếp với các thiết bị tại làn ra và phòng soát vé, chức năng soát vé, hiển thị thông tin cảnh báo.
- Ngoài ra hệ thống còn có chức năng cấp thẻ sử dụng cho nhân viên hoặc khách trong tòa nhà, xử lý các tình huống như mất vé, lập các báo cáo định kì để quản lý.
7. Tích hợp hệ thống kết nối tổng đài điện thoại
- Tùy theo tổng đài sử dụng hệ thống hỗ trợ nhập thông tin từ kết xuất của chương trình kết nối tổng đài hoặc tích hợp module kết nối lấy số liệu từ tổng đài điện thoại.
8. Tích hợp hệ thống kế toán Việt nam
- Tùy theo nhu cầu có thể tích hợp với module kế toán việt nam đầy đủ chức năng theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam.
Những tính năng trên là cần thiết của một hệ thống phần mềm quản trị tòa nhà. Thiết nghĩ anh em tự động hóa nên biết để tham khảo.
|
